Hva må man tenke på før lagertelling?

Andre sider om varetelling

Varetelling

Varetelling, eller ofte kalt lagertelling, må gjøres minimum årlig i omtrent alle bedrifter som handler med fysiske varer.  Dessverre sees det ofte på som en byrde og kun et krav fra revisor som stjeler mye tid og oppmerksomhet rundt nyttår. Særlig siden varetelling er noe som kun gjøres en gang i blant ser vi ofte at bedrifter henger igjen med gamle papir-baserte rutiner. Ofte inneholder rutinene også flere mulige feilkilder som åpner for menneskelige feil. Mange av disse feilkildene kan elimineres med moderne løsninger som åpner for mer effektive rutiner, slik at lagertellingen både går vesentlig raskere og får et riktigere resultat.

Intensjonen med varetelling

Hele poenget med å gjøre en varetelling er å korrigere eventuelle feil. Om selve tellingen ikke gjøres riktig og man ender opp med flere feil etter telling enn før telling så er hele poenget med varetellingen borte. Ikke bare gir den et feil resultat, men tiden man har investert er bortkastet. Det viktigste målet med en varetelling må derfor være å få riktigst mulig resultat. Så er det en fordel å bruke minst mulig tid og selvfølgelig en fordel om man slipper avskrivninger i regnskapet.

Hva er et riktig resultat?

Ofte ser vi at bedrifter måler kvaliteten i varetellingen basert på om det er få avvik i lagersaldoen. For økonomi og lagersjef er det alltid fint å slippe  negative overraskelser i lagerverdi før årsavslutning, men få avvik trenger ikke bety at tellingen er korrekt. Det kan også tyde på rutiner som "lener" seg mot "riktig" resultat. Ofte er det snakk om 3 forskjellige saldoer/tall på en vare, etter en telling er 2 av disse kjente, mens den 3. er fasit og dessverre er den ukjente. Sett at ERP systemer sier at vi har 150 skruer på lageret. Ved telling så kommer vi til 148, mens reellt sett var det 149. I et slikt tilfelle endres ofte saldo i ERP systemet til 148. Det er jo en endring, men den er like feil/riktig som den var før telling. Vi snakker ofte om ERP-saldo og telle-saldo, men husk at det også finnes en riktig-saldo, det kan hende den ikke matcher hverken den ene eller den andre.

Når man teller så ønsker ofte den som teller å vite "fasit", så man kan kontrollere seg selv når man teller. Det eneste tallet som er kjent før telling er ERP-saldo og dessverre er det mange som ser på den som fasit. Om man teller opp 149 skruer og man tror at fasit er 150 så er det naturlig å tvile på seg selv og da gjøre en av to ting. Enten bruke en del tid og gjøre tellingen på nytt, eller komme på at man var litt i tvil om den skrue nummer 79 egentlig skulle vært nummer 80, slik at du egentlig har telt 150. Da skriver man gjerne 150. Det er nærme nok, man slipper å bruke tid på å telle på nytt. I tillegg blir økonomi og lagersjefen fornøyde, da man ikke får avvik under tellingen og alle regner saldoen som riktig. Alle blir fornøyde, men resultatet er like feil som før telling, så i realiteten er hele tiden man brukte på å telle de 149 faktiske skruene bortkastet.

Blind-telling

Blind-telling er enkelt og greit et begrep for å forklare at den som teller ikke skal vite hva ERP-saldo er når det telles. Det har flere fordeler. I eksemplet over så ville telle-resultatet blitt riktig, da den som telte ville skrevet ned 149, istedenfor å bli usikker på egen telling og ende med å skrive opp de 150 som ERP-systemet forventet. Blind-telling sparer også tid, da man unngår at telleren bruker unødig tid på å telle de 149 skruene på nytt, evt bruke tid på å vurdere om de skal telles på nytt, evt bruke tid på å spørre noen andre om de skal telles på nytt. 

Så får vi ofte spørsmålet: Hva om den som teller glemmer å se i den bakerste esken og da kun teller til 49. Da blir jo avviket veldig stort og det hadde vært en fordel om man visste at det skulle være 150, så man kan se ekstra godt etter å oppdage den andre esken. Svaret er selvfølgelig at jo, det kan gi fordeler av og til, men de er veldig små og ulempene er større enn fordelene. Det å vite fasit blir en hvilepute. Så sannsynligheten for å overse den andre esken øker når man vet at man kan sjekke "fasit". Se for deg at ERP-systemet ikke kjente til den andre esken og man tror at "fasit" er 50, da ville fort tenkt man var ferdig med varen når man har telt 49 i første eske og man ikke har grunn til å forvente at det mangler en eske til.

Det er også en stor fordel at den som teller melder inn sitt telle-resultat upåvirket av "fasit" (ERP-saldo) og at det er en annen person som ser over telle-resultatet. Det øker som ofte presisjonen til den som teller, da man ikke ønsker å våre den som har store telle-avvik, og om man har det, la ERP-saldo være feil, og telle-saldo vise seg å være riktig.  Man får også en mer objektiv og riktig vurdering av om tellingen skal godkjennes, eller om det bør gjøres en kontroll-telling. Det viktigste er kanskje at man kan se helheten i avviksliten og vurdere hvilke artikler man skal bruke tid på for å telle på nytt. Kanskje velger man også å bytte personer, slik at en person som kjenner varen bedre kan se over om det er gjort riktig telling, eller oversett noe. Som regel gjør man ikke kontroll-telling av samtlige avvik, men de avvikene som er store, enten i saldo eller først og fremst økonomi. Om skruene våre ikke har omsetning lengre og er nedskrevet til 0, så er det kanskje viktigere å bruke kontroll-tiden på andre varer enn å telle disse skruene på nytt.

Fjerne feilkilder

En gammeldags lagertelling har som regel flere feilkilder. Mange av disse kan reduseres, eller fjernes helt med moderne verktøy og rutiner, uten å bruke mer tid. Ofte brukes det vesentlig mindre tid, da flere manuelle rutiner fjernes.

1. Vurdere om man teller riktig vare. Ved bruk av skanning slipper man å bruke ekstra tid på å lese av modell-nummer og skanning sikrer at det registreres riktig vare hver gang.
2. Finne riktig vare/linje på papiret og skrive inn riktig tall på riktig linje. Men store papir-lister kan dette ofte ta tid og med mange linjer på et ark krever det litt ekstra konsentrasjon på å skrive tallet på riktig linje, ofte på andre siden av arket enn varenummeret faktisk står. Med skanning står man allerede på riktig vare og trenger bare taste inn antallet
3. Summering / retting når man finner flere av samme vare. La oss si at man finner 3 esker av 48 og en med 24. Her kreves hoderegning, eller kalkulator, for å skrive ned 168 på arket. Med BxLogistics kan løsningen settes opp så man enten har egne strekkoder som automatisk teller opp hhv 48 og 24 pr eske, eller gir mulighet til å gjøre scan+48 3 ganger og så scan 24, så regner systemet automatisk om til 168. Det gir en bonus-fordel ved kontroll-telling da man kan se hvor mange som er telt i hver eske, og ikke bare totalen. Om det viser seg å være avvik på 6 og man teller en og en eske på nytt, så kan være heldig og finne avviket uten å telle alle esker på nytt. Jobber man med varer som selges i kvm, men ligger i esker, så er det stor fordel å kunne skrive inn 43 esker, istedenfor å regne om til kvm på 0.934 pr eske
4. Lesing av telle-lister. Det å tyde kroketegn på telle-lister kan ta tid og å være unøyaktig. Man må finne riktig tall til riktig varelinje på telle-listen og blir ekstra vanskelig om det er gjort korrigeringer underveis. Med skanning elimineres problemet.
5. Taste inn riktig artikkelnummer og riktig saldo i ERP. Selv om man leser riktig tall på papirer, så er det fullt mulig å taste inn feil tall i økonomi-systemet etterpå. Med lagertelling i BxLogistics elimineres problemet da løsningen enten sender sender inn telt antall automatisk, eller lag deg klippe/lime fra Excel.
6. Summere på tvers av lister. Den som puncher inn må ofte se over telle-lister fra alle som har telt, for om samme vare finnes flere steder på lageret, men har en felles saldo så må man slå sammen tallene ved registrering. Her må man sikre at man finner alle lister som har telt varen og samtidig summere riktig. BxLogistics eliminerer behovet, da løsningen automatisk slår sammen tellingene ved innsending.

​