Alt klart for varetelling? 

En helt vanlig problemstilling er at de som teller ikke vet hvilken enhet det skal telles i. For mange er plukkenhet, salgsenhet og lagerført enhet ikke den samme. Hvis den som teller finner 2 poser med 10 epler i hver. Skal man notere seg 2 poser, 20 epler eller kanskje 2,5 kg siden varen lagerføres i vekt?

Vi ser ofte at når det gjøres store feil med varetelling så skyldes det at den som teller ikke vet hvilken enhet varen er lagerført. 

Håndterminalene kan hjelpe til med dette, men selv da kan man gjøre feil, så vi anbefaler å være systematiske. Dersom både grønne og røde epler selges i pose, men grønne lagerføres i Kg, da blir det fort feil når man skal telle. 

Om lagerført enhet er stykk så høres det enkelt ut, men hva er stykk? Er det 20stk eller 2stk? Et skopar selges som regel som stk og lagerføres som stk, selv om det er to sko i esken.

Det er ikke alltid så lett å endre lagerført enhet før en telling, men tenk over om det er et problem hos dere og informer godt om hvilke varer som er unntak fra regelen.

Noen bedrifter har alle varer av samme artikkel på et sted, andre har samme artikkel spredt på flere lokasjoner. I de fleste ERP systemene som brukes i Norge så har hver vare kun én saldo så når man teller én vare så må man telle alle lokasjoner den varen finnes på før man oppdaterer systemet.

BxLogistics løser dette ved å slå sammen tellelistene fra alle terminalene før det sendes til ERP systemet. Om man jobber på papir så må noen se over alle tellelister og se om samme vare er telt på mer enn en liste og summere manuelt. Derfor spares det en del tid og samtidig fjernes noen feilkilder når man teller med BxLogistics.

Som regel er det flere personer som er med å telle et lager. Avhengig av hva slags type varer, antallet av hver vare og om varene f.eks må løftes ned med truck så er antall personer i hvert telle-team litt varierende.

Som regel er det lønnsomt å ha to personer pr team. Dvs at to personer teller samme vare på samme sted samtidig og at de samarbeider om bruken av én terminal. (evt en papirliste om man fortsatt teller på gamle måten)

Det gir en ekstra kontroll. Det er menneskelig å noen ganger tenke feil, når to personer gjør jobben sammen er det større sannsynlighet for at det f.eks telles i rett enhet og at man får med seg alt. Mer enn to personer kan fort bli ineffektivt. Vi mener ikke at begge nødvendigvis teller alt, men at det samarbeides tett.

Hvert telle-team bør begynne på hver sin del av lageret. Så bør de ha ansvar for å telle et område av lageret og så skrive ned alt de kommer over, uansett vare. På den måten vil de også få telt med seg varer som ligger feil og det blir minst mulig vandring rundt på lageret som både er mer effektivt og reduserer sannsynligheten for å hoppe over noe.

Dersom samme vare finnes på to steder så mener vi at Team1 ikke skal gå rundt å telle den varen på alle steder, men heller telle den neste lokasjonen der de er. Det kan være f.eks Team2 som kommer over resten av de grønne eplene og teller dem inn på sin liste. BxLogistics sørger for å slå dette sammen før innsending til ERP systemet.

Hvert team skal med andre ord ha ansvar for sitt område på lageret, uavhengig av hvilke produkter som ligger der. Vi kaller dette vegg til vegg telling.

Mange snakker ofte om rullerende telling, enten fordi man ønsker å gå over til det eller fordi man har hørt at det er lurt, men kanskje ikke vet hva som skal til for å gjøre det.

Her er det viktig å tenke på at det finnes to typer rullerende varetelling og vi mener at kun den ene typen er en fullgod erstatning for vegg til vegg telling. Den andre kan brukes, men da som et tillegg til en årlig vegg til vegg telling.

1. Rullerende varetelling basert på artikler/varegrupper.

Dette er den vanligste formen i små og mellomstore bedrifter. Den baserer seg på at man f.eks. teller en varegruppe hver måned og på den måten har kommet igjennom alle varegrupper når man er ferdig med året.

Her er det viktig å tenke på at siden de fleste ERP systemene kun støtter én saldo på en vare og ikke en saldo pr lokasjon så må alle lokasjoner på en vare telles samtidig.

Dersom grønne epler ligger på flere deler av lageret må man altså telle alle lokasjoner samtidig. Ofte ender det opp med at et telleteam har får ansvaret for en gitt vare og de må da rundt på lageret for å finne alle steder den varen skal ligge

 Vi regner denne tellemåten som ineffektiv og generelt anbefaler vi ikke denne formen for rullerende telling. Det finnes noen unntak i bedrifter som ikke kan stenge lageret for telling eller der man kun bruker én lokasjon pr vare. Vi regner telleformen også som unøyaktig siden man typisk aldri oppdager varer som er feilplassert. 

2. Rullerende varetelling basert på lokasjon.

Dette er det vi kaller den "ordentlige" rullerende varetelling. Istedenfor at man teller kun enkelte varer på en telling så teller man en seksjon av lageret. 

Problemet med denne telleformen er at dersom ERP systemet ikke støtter en saldo pr lokasjon så kan den ikke brukes. Unntaket er dersom hver vare KUN ligger på en lokasjon. Denne telleformen likner på vegg til vegg telling, men deles opp i mindre porsjoner.

Som regel kreves egen WMS løsning for å  holde styr på saldoen pr lokasjon i tillegg til saldo pr vare. Egne WMS løsninger blir dyre, spesielt om de kun trengs for å kunne gjøre rullerende varetelling.

Med rullerende telling basert på lokasjon vil man egentlig aldri få en helt riktig telling av en gitt vare, selv om man f.eks har telt 2 av varens 3 lokasjoner så kan det være lenge til man teller den siste, i mellomtiden kan det ha blitt feil saldo på lokasjon 1 eller 2.

Anbefaling

Generelt ender vi derfor med å si at vi ikke anbefaler rullerende telling uten å ha en bevisst strategi der man er trygg på at svakhetene med rullerende telling dekkes inn i form av å f.eks kjøre vegg til vegg telling av og til.

Her finnes det to skoler, men vi sier: Ja, bruk blind-telling!

Med blind-telling menes at den som teller ikke vet "fasit" når det telles. Motsetningen er at den som teller får beskjed på terminalen, eller papiret, at det f.eks skal finnes 20 epler før det telles.

Vår erfaring er at ved å fortelle den som teller hva svaret skal være så har telleresultatet en større tendens til å bli likt "fasit". Vi skriver "fasit" i gåsetegn siden "fasit" ikke nødvendigvis er riktig, det er bare det ERP systemet tror er riktig. Om man skulle ha stolt på ERP systemet så ville det ikke vært nødvendig å telle.

Vi kaller det derfor ikke fasit men heller ERP-saldo. Hvis en mann  f.eks teller seg frem til 19, men ser at ERP-saldo er 20, så er det menneskelig å tenke at man har gjort en liten feil og "kommer på" hvilken i rekken man har hoppet over så man skriver 20 selv om man egentlig telte 19. Andre vil kanskje velge å telle alle på nytt. Om neste telling fortsatt blir 19 så har man brukt unødig tid på å telle to ganger, som ville vært unngått om blind-telling ble brukt.

Det er også mulig at den siste ligger et annet sted på lageret og at et annet telle-team kommer over den varen, derfor kan det være at telt antall på 19 faktisk er det riktige å notere seg, uavhengig av om ERP-saldoen er 20.

Ved å passe på at Telle-saldo og ERP-saldo er mest mulig uavhengig av hverandre så lar man det være opp til den som ser over resultatet og vurdere om enkelte artikler krever kontrolltelling eller ikke. Da kan man heller bruke tid på en evt ekstra telling etter en helhetsvurdering av tallene.

BxLogistics støtter å skru blind-telling av og på, men generelt mener vi at blind-telling gir det mest presise resultatet.

Nei, det må man ikke.

Dersom varene allerede er merket så anbefaler vi å bruke strekkodene som finnes. Hvis varene ikke har strekkoder så er det godt nok for de aller fleste å merke hyllene som varene ligger i. For de aller fleste gir dette samme presisjon, dersom man teller med standard metode: skann-antall-enter.

Dersom man kommer over varer som hverken har strekkode på varen eller på hylle-etiketten, så kan man søke opp varen på terminalen, enten med artikkelnummer, produsentens artikkelnummer eller navn/beskrivelse på varen.

For bedrifter som ikke har strekkoder i ERP systemet og ikke har tid til å merke hyllene før telling så har vi også mulighet til å skrive ut A4-ark med produktinfo og strekkode. Listene er sortert på lokasjon og er enkle å bruke under telling. Terminalen kan skanne koden på arket istedenfor på hylle/vare. Det gir litt lavere presisjon, men fortsatt god effektivitet og fortsatt høyere presisjon enn å telle uten terminaler. Metoden brukes typisk for å komme raskt i gang etter å ha startet opp med BxLogistics.

Nei, det må man ikke.

EAN/GTIN er primært nyttig når enten leverandører eller kunder trenger å bruke samme strekkode som dere. Dersom varene er ferdig merket med EAN/GTIN så er det et stort pluss, men det er ikke nødvendig å reservere eller lage egne EAN/GTIN for å bruke BxLogistics.

Vi anbefaler faktisk at alle strekkoder som brukes internt på lageret er interne strekkoder basert på produktnummeret. Det gjør at strekkodene alltid fungerer og at det ikke krever noen form for ekstra vedlikehold. Alle produkter kan dermed få en hylle-etikett med en gang, uten å vente på ekstra informasjon fra leverandør. Disse strekkodene lager systemet automatisk og er klar til bruk så fort løsningen er installert.

Ved å bruke artikkelnummer som basis for interne strekkoder så fjerner man en feilkilde dersom EAN/GTIN i ERP systemet er feilregistrert eller dobbeltregistrert.

Ja, løsningen kan som regel installeres på noen timer og kan være klar når terminalene leveres. Vi har ofte hatt BxLogistics klar til telling få dager etter bestilling. Det som ofte tar lengst tid er å få tilgang for å installere og evt dersom man velger håndterminaler som ikke lagerføres som standard-produkter.

Bedrifter bruker ofte litt tid på å hente inn/importere EAN/GTIN fra sine leverandører. Om dette er klart før telling er det en fordel, men på ingen måte et krav.

Dersom man rekker å merke hyller før telling er det også en fordel, men heller ikke dette et krav.

Man kan gjennomføre en rask og effektiv telling ved å bruke håndterminaler i kombinasjon med egne strekkode-ark.

Ta kontakt - vi har flere verktøy for å komme raskt i gang!

Ja, når man teller med terminal så lagres i første omgang telle-listene på selve terminalen. Når man er ferdig med en terminal sendes listen inn til BxLogistics serveren. Her kan listene fra alle terminalene åpnes, korrigeres og slås sammen før man sender de inn til ERP systemet. 

Kontrollene kan gjøres direkte i nettleseren eller man kan hente ut listene til Excel.

Når alt er klart trykker man "Send til ERP" da sendes telle-listen inn og blir liggende som en ferdig-punchet telle-liste, som ikke er bokført. Dermed kan du fortsatt gjøre en ekstra kontroll i ERP-systemet og gjøre alle vurderinger og kontroller du er vant til å gjøre før du godkjenner tellingen og bokfører resultatet.

BxLogistics gir deg dermed bedre presisjon og økt effektivitet, uten å fjerne noen kontrollpunkter underveis.

Ja, mens man teller så brukes ikke nettverket. 

Det gjør at man ikke trenger å ha WLAN/trådløs dekning over alt der man skal telle. Det er en fordel å ha en trådløs sone der man kan sende inn listene, men alle terminaler har også en mulighet for å settes i docking, dersom man ikke har noen form for trådløst dekning på lageret.

Alt som telles lagres hele tiden på terminalen. Om terminalen startes på nytt, går tom for strøm eller det oppstår andre feil så vil BxLogistics starte opp igjen og alt man har telt ligger lagret på terminalen, så man kan fortsette der man slapp. Det er sjeldent et problem, men ved varetelling over mange timer så kan selvfølgelig terminalen gå tom for strøm. Mange terminaler støtter det å bytte batteri uten at terminalen skrur seg av, men det vil uansett være trygt å gå tom for strøm siden alt lagres automatisk.

Dersom det skjer noe med internett mens man teller så vil det som regel ikke merkes. Selve terminalene bruker ikke nettverket mens man teller, kun når tellingen er klar og skal sendes inn. Om nettverket forblir utilgjengelig så kan man velge å sende inn via docking eller dele nettverk fra en mobiltelefon.